Rådmannen holdt en orientering under formannskapets møte torsdag denne uka. Her følger rådmannens notat om emnet: Innsyn i offentlige dokumenter gis i medhold av offentleglova, og gjelder som hovedprinsipp alle dokumenter. Formålet med dette er å sikre at offentlig virksomhet er åpen for innbyggerne, slik at informasjons- og ytringsfrihet kan nyttes av alle.

Det er en rekke unntaksbestemmelser i loven, samtidig som §11 oppfordrer kommunene til å gi innsyn også der dokumenter kan unntas. Noen dokumenter skal unndras offentlighet, og disse er ikke gjenstand for meroffentlighet.

Hovedregelen er innsyn

Hadsel kommune har tatt i bruk et nytt system for postbehandlingen. Før var det arkivet i kommunen som forvaltet innsynsbegjæringer på vegne av kommunen. Det vil si at de ansatte der både mottok og vurderte innsynsbegjæringer, samt ekspederte dem.

Dette skjedde noen ganger direkte til innbygger, i andre tilfeller etter dialog med saksbehandler. I forbindelse med innføring av nytt system har denne rutinen blitt gjennomgått og endret, slik at det nå er den enkelte saksbehandler som selv foretar vurderingen. Dette med basis i at den enkelte saksbehandler har ansvar for sin sak, og er den som kjenner den best. Det vil si at når man søker om innsyn i dag vil dette gå direkte til den enkelte saksbehandler som vurderer og ekspederer ved anledning. Da det er forskjellig belastning på den enkelte saksbehandler gjennom året, for eksempel ved årsavslutning for regnskap eller innspurt i lønnsoppgjøret vil det kunne variere hvor raskt man kan få svar på innsynskrav hos de forskjellige.

Rutinebrudd

Hadsel kommune har tidligere, med basis i Ephorte 4, forsøkt å legge ut komplett postjournal. Da det skjedde et rutinebrudd som resulterte i publisering av et dokument med taushetsbelagt informasjon ble dette systemet umiddelbart stengt. Dette både av hensyn til våre ansatte som i en travel hverdag kan komme i skade for å publisere feil, men ikke minst av hensyn til kommunens innbyggere som vi forvalter sensitiv informasjon på vegne av.

Forenklet innsyn i løpet av våren

Administrasjonen vil i løpet av våren 2017 relansere en fullelektronisk postjournal med direkte tilgang til alle åpne dokumenter. Det vil si at man ikke lengre trenger å kreve innsyn i alle kurrante saker om åpne dokumenter, men kun i de tilfellene der dokumentet er unntatt. Som et av tiltakene skal det først gjennomføres en opplæring som gir dokumentert kunnskap om offentleglova samt andre relevante lovverk, slik at vi er best mulig sikret imot at feil skal skje.

Noen garanti har man aldri, men det vil være viktig å sikre seg så langt det er praktisk mulig at man offentliggjør informasjon og dokumenter som ikke skal offentliggjøres før man etablerer en slik tilgjengelig praksis. Dette er åpenbart den beste løsningen for å sikre innbyggere raskest mulig tilgang til alt av åpen informasjon, samtidig som det er svært arbeidsbesparende for kommunens ansatte. Et foreløpig mål er å ha denne løsningen på plass innen 1. mai.