Uavhengig kommunestyrerepresentant Jan-Ivar Ellingsen sendte klage til fylkesmannen etter formannskapsmøte 12. februar i år. Ellingsen var andre vara, men ble ikke innkalt til møte, mens en vararepresentant lengre ned på listen ble kalt inn. Møtet ble holdt på Hadsel Innland. Ellingsen viste til at han kunne nådd møtet ved å kjøre i halvannen time.
Formannskapsrepresentant Camilla Skog Rodal hadde meldt avbud på grunn av sykt barn. Gruppeleder og vararepresentant nummer fire Anders Samuelsen var ombord i båten, og skulle uansett være med på møtet. Det ble derfor vurdert hensiktsmessig at han ble med som formannskapsrepresentant.
Fylkesmannen bermerker i sitt brev at det er saksbehandlingsfeil om man helt unnlater å innkalle varamedlem slik at møtet ikke er fulltallig. En slik feil kan få betydning for utfallet i saken. Det er videre feil dersom man fraviker nummerrekkefølgen og vilkårlig forbigår noen på lista. Man kan imidlertid fravike nummerrekkefølge dersom det er knapt med tid og dårlige kommunikasjonsmidler. Det mener fylkesmannen er tilfellet her.
- Brevet fra fylkesmannen var som forventet og jeg tar konklusjonen til etterretning. Utover det føler jeg ikke behov for å kommentere eller kverne mer på denne saken, sier Kjell-Børge Freiberg om brevet fra fylkesmannen.