Kontrollutvalget i Sortland kommune har i en henvendelse til kommunestyret hevdet at de den senere tid har hatt betydelige problemer med å få respons på sine henvendelser til rådmannen, og at utvalget dermed sliter med å gjøre sin jobb.

Da kommunestyret i Sortland møttes torsdag orienterte rådmannen om situasjonen.

Tok ett år å få svar

I brevet fra utvalget er det referert til to saker der rådmannen ikke har svart innen fristene.

Den ene gjelder et revisjonsbrev, der rådmannen ble bedt om en uttalelse i mai 2016. Svaret kom først i april 2017.

– I besvarelsen beklager rådmannen at dette ikke ble fulgt opp i rett tid, sa rådmannen.

Den andre henvendelsen fra utvalget gjelder etablering av Kulturfabrikken Sortland KF.

– Dette er en sak som går langt tilbake i tid, og det er et omfattende arbeid å finne den forespurte dokumentasjonen. Saken er kompleks i utgangspunktet og det er utfordrende at nøkkelpersoner i administrasjonen som var med under etablering er sluttet. Etter etablering av Kulturfabrikken KF er det tilsatt daglig leder i KF-et, det er tilsatt ny kommunalsjef teknisk sektor, ny rådmann og det er valgt ny ordfører. Dette gjør jobben med å finne de nødvendige opplysningene enda vanskeligere. Rådmannen beklager at det i denne saken ikke er gjort en henvendelse til kontrollutvalget for å be om mer tid til utredning, noe rådmannen absolutt burde gjort, sa rådmannen.

Tatt tak i

Rådmannen erkjente at det har vært svikt i rutinene.

– Selv om det er svart innen tidsfrist i mange av sakene har rådmannen på bakgrunn av henvendelsen fra kontrollutvalget hatt en gjennomgang og avdekket svikt i rutinene for journalføring og oppfølging av sakene fra kontrollutvalget.

Hun viste til et eksempel der årsrapporten fra kontrollutvalget ikke blir behandlet før i første møte etter sommerferien, mens den burde vært behandlet i dagens møte.

– Dette er en situasjon som er svært lite tilfredsstillende også for rådmannen. Dette er nå tatt tak i, og administrasjonen skal gjennom nye rutiner bestrebe seg på å sikre at oppfølgingen og tilbakemeldingen til kontrollutvalget bli handtert på en bedre måte fremover, sa rådmannen.

Høyres Beate Bø Nilsen ba om ordet etter rådmannens orientering, men det tillot ikke ordfører Tove Mette Bjørkmo.