– Det er ikke rom for ytterligere tilbydere å komme på banen nå

Åpent brev til Hadsel kommune ved rådmann og ordfører vedrørende eksisterende og fremtidig leieavtale for Stokmarknes Helsesenter

Det vises til anbudskonkurranse høsten 2017 i forbindelse med lokaler til leie for Stokmarknes Helsesenter, herunder kravspesifikasjon med krav som Hadsel kommune satte til «ferdigstillelse av de lokaler som ønskes leid».

Bernh. Wedding AS, utleier av lokaler til nåværende helsesenter, var en av flere interessenter, og innga tilbud primo november 2017. Etter gjennomgang og vurdering av tilbud/interesse fra flere tilbydere er det pr. d.d. kun tilbudet fra Bernh. Wedding AS som gjenstår. Det har derfor vært en rekke møter mellom utleier Bernh. Wedding AS og Hadsel kommune som leietaker. Det foreligger en utstrakt e-postkorrespondanse.

I henhold til regler om offentlige anskaffelser er partene ennå bundet av tilbudet, og må forholde seg til dette. I media fremkommer det imidlertid at rådmannen er på søk etter ytterligere tilbydere, og vil presentere disse i kommunestyremøtet denne uken.

Bernh. Wedding AS er som tilbyder iht. den utlyste anbudskonkurranse ikke underrettet om det fortsatt er foreliggende kravspesifikasjon som er grunnlaget i forbindelse med invitasjonen som er sendt nye potensielle tilbydere. Man er heller ikke orientert tilfredsstillende, annet enn via media, om den pågående prosess som for øvrig fremstår å være i strid med regelverket om offentlige anskaffelser.

Er det en ny/endret kravspesifikasjon som legges til grunn i forbindelse med kontakt med nye tilbydere? Foreligger det endringer i kravspesifikasjonen i forhold til det som Bernh. Wedding AS’ tilbud har tatt utgangspunkt i, bes eventuelle endringer oversendt snarest, samt at det opplyses om det evt. er en frist for inngivelse av nytt/revidert tilbud.

Fra Bernh. Wedding AS’ ståsted er anbuds-/tilbudsprosessen avsluttet, og vi er i forhandlinger om detaljene. Det er ikke rom for ytterligere tilbydere å komme på banen nå, det blir konkurransemessig feil. Likebehandling er et viktig prinsipp, og bør være viktig for posisjonen i Hadsel kommune med tanke på «de gode prosessene». Til sammenligning trenger en ikke se lenger tilbake enn kommunens gjennomføring av anbuds-/tilbudsprosess ved salg av tomta på Søndre. I en prosess som var kommet vesentlig kortere enn i nærværende sak, ble nye tilbydere avvist på grunn av at det ville bli feil å trekke dem inn så sent i prosessen.

I den kommunale saksprosessen finner Bernh. Wedding AS det uheldig at pressen i stor grad benyttes som kommunikasjonsarena. Ansatte leger og tillitsvalgte for Fagforbundet kommer via media med graverende kritikk av lokalene uten at kommunens plikter iht. leiekontrakten er hensyntatt eller kommentert fra kommunens side. Nærmere om dette nedenfor.

Bakgrunn – eksisterende leiekontrakt

Det er viktig å merke seg at det allerede foreligger en leiekontrakt mellom utleier Bernh. Wedding AS og leietaker Hadsel kommune, og at denne har visse vilkår jf. nedenfor. Det er historikk knyttet til avtalen som er relevant også i dag, og ikke minst er ordlyden – hva som faktisk er avtalt – høyst relevant.

Da Hadsel kommune i sin tid besluttet å tilegne seg nye lokaler var det også da en anbudsprosess basert på en omfattende kravspesifikasjon vedr. arealer, romdisponering, bygningstekniske krav, elektro, ventilasjon og lydisolajon/-vegger. Kravspesifikasjonen var grunnlaget for pristilbudet som ble akseptert av Hadsel kommune.

Utleier forholdt seg hele tiden til kommunens byggekomite. Før lokalene ble overlevert var lokalene inspisert og kontrollert uten avvik i forhold til kravspesifikasjonen, og det har heller ikke i ettertid kommet noen form innsigelser/klage uten at dette har blitt utbedret.

Problemstillingen vedrørende sjenerende solvarme i en del rom som hadde fasade mot øst og sør ble diskutert allerede i innledende kontraktsforhandlinger for mer enn 15 år siden. Dette kunne utbedres ved montering av solskjerming, alternativt kjøleanlegg. Installasjon av kjøleanlegg ville resultere i økt husleie, og var uinteressant fra leietakers side. Utleier tilbød for egen regning å bygge tak over en del av inngangspartiet som ville fungere som en carport og overbygd inngangsparti. Dette ville også kunne hindre slik sjenerende solvarme. Takoverbygget ble imidlertid fravalgt, da det ville hindre noe utsikt og dagslys. Krav til individuell kjøling

(aircondition) var opprinnelig ikke med i kommunens kravspesifikasjon. I tidligere dialoger med leietaker vedr. varmeproblematikken, var det enighet om at eventuell solskjerming var leietakers ansvar.

Ellers vises det til vedlagte kopi av gjeldende leiekontrakt fra 2005, undertegnet 2006, hvor leiearealet ble redusert. Endringen bekrefter utleiers velvillighet som uforpliktende godtok en reduksjon av arealet for å redusere leiekostnaden. Det skal også nevnes at leietaker i ettertid flere ganger hadde behov for de fravalgte lokalene, og fikk da tillatelse av utleier å benytte disse uten tilleggskostnad.

Ansvarsfordeling i eksisterende leiekontrakt

Leiekontrakten har avsnitt vedrørende «Tilleggsarbeider/forandringer» og

«Leietakerens plikter». Her fremgår det at leietaker med utleiers samtykke kan foreta endringer i lokalene, og at leietaker må sørge for nødvendige godkjenninger. Dette er leietakers ansvar. I leieperioden er det flere ganger foretatt endringer i regi av leietaker, og det er ukjent for utleier om disse arbeidene har de nødvendige godkjenninger og om arbeidene er utført i tråd med gjeldende byggetekniske forskrifter og likeledes tilfredsstiller lydkravene som stilles for de enkelte rom i helsesenter/legekontorer.

Ytterligere fremgår det klart av kontrakten at:

•             leietaker har ansvar for «alt indre vedlikehold», og at

•             dette skal foretas «uten ugrunnet opphold og på en måte som er håndsverksmessig forsvarlig». Videre at

•             «Nødvendig godkjenning av offentlig myndighet er leietakerens ansvar.» Og

•             «Oppfyller ikke leietakeren vedlikeholdsplikten, kan utleieren få arbeidet utført på leietakerens regning.»

Ny informasjon i media de siste ukene

Når det gjelder det som har fremkommet i media vedr. lyd og personvern skal det nevnes at lydvegger/lydisolasjon fra utleiers side var gjennomført i henhold til kravspesifikasjon for de rommene dette skulle gjelde. Det ble etter ferdigstillelse også gjennomført lydtester som hadde tilfredsstillende resultater.

Klage på dårlig lydisolering må sannsynligvis gjelde rom som ikke hadde spesielle lydkrav iht. normen. Dette er i tilfelle leietakers ansvar. Leietaker har foretatt endringer i lokalene, og det er for utleier ukjent om eksempelvis rom som ikke hadde spesielle lydkrav nå benyttes som rom hvor det er pålagte lydkrav jf. ovenfor, eventuelt om det er satt opp vegger uten tilfredsstillende lydisolering. Ytterligere er det ukjent hvorvidt endringer leietaker har foretatt har påvirket det som var godkjent og forskriftsmessig ventilasjon da lokalene ble overlevert fra utleier til leietaker.

Det skal også nevnes at under tilpasningen av lokalene skulle det etableres et eget rom i forbindelse med hørseltester hvor det var meget høye lydkrav. Rommet ble bygget etter egen kravspesifikasjon fra kommunen, og ble i ettertid også testet og godkjent.

Ifølge HMS-kravene skal alle avvik registreres, og etter det utleier kjenner til foreligger det ingen rapporteringer fra ansatte på Helsesenteret til arbeidsgiver, og gjennom alle årene leietaker har benyttet lokalene har utleier ikke mottatt muntlig eller skriftlig klage uten at forholdet er blitt fulgt og utbedret. Det eneste som har vært tema ut over dette er problematikken vedr. solvarme og eventuell solskjerming, jf. ovenfor.

Klagene som nå fremkommer i pressen oppfattes av leietaker som reelle opplevelser fra de ansatte, men media og utleier er dessverre feil adressater. De fremstår derfor mer som partsinnlegg til fordel for rådmannens ønske om nytt modulbygg.

Som utleier er det likevel med forskrekkelse vi leser om uholdbare arbeidsforhold ved legesenteret som fremkommer i flere innlegg de siste dagene, både fra legene, fra tillitsvalgt, og sist fra ordfører i Vesteraalens Avis den 15.06., hvor hun sier at «Jeg har stor forståelse dersom noen er utålmodige etter å få denne saken løst og ikke minst etter å få nye forskriftsmessige lokaler. Det holder ikke slik det er nå, verken for ansatte eller pasienter».

Uttalelsen fra ordføreren kan ikke tolkes på annen måte enn at kommunen vedgår at de ikke har oppfylt sitt ansvar som var og er 1) å vedlikeholde lokalene, samt 2) å holde lokalene i forskriftsmessig stand, jf. ovenfor.

Avsluttende kommentarer

All kritikk mot lokalene i media de siste dagene/ukene er kommunens ansvar. Dette fremgår entydig i kontrakten mellom partene, og det er kommunen som har misligholdt denne jf. ordførerens uttalelser.

Det hevdes i media at det aldri har funnes noen trappetrinnmodell. Tilbudet fra Bernh. Wedding AS er svært fleksibelt og søker å imøtekomme kommunens krav og evt. ytterligere ønsker, og kan derav kalles en trappetrinnsmodell. I korrespondanse mellom leietaker og utleier er det også i ettertid fokusert på denne modellen, slik at det også fra deres side er bekreftet at dette oppfattes slik. Jeg er svært lei meg for at uttrykket  «nice to have and need to have» har blitt oppfattet provoserende, men dette har vært et gjennomgående tema i forhandlingene med kommunen, nettopp i kraft av den store fleksibiliteten i tilbudet.  Det oppleves derfor uriktig og urettferdig at dette oppfattes som noe negativt – det er ikke meningen å kompromisse ift. forskriftsmessige krav.

Det er mulig at trappetrinnsmodellen ikke er godt nok saksutredet fra kommunens side, da utleier har fått forespørsler fra flere politikere som har bedt om nærmere forklaring. Likeledes er det ved sammenligninger og uttalelser fra kommunen brukt både netto- og bruttoareal om hverandre, og hvis en skal ha et reelt sammenligningsgrunnlag må en benytte samme enhet.

I tilbudet var det lagt opp til et løft, nettopp med tanke på at utleier mistenkte et vedlikeholdsetterslep. Men det fremstod på ingen måte så klart som det bildet som er tegnet i media de siste ukene. Bernh. Wedding AS vil ikke akseptere å være svarteper for kommunens egen mangelfulle håndtering av lokalene, som åpenbart er i strid med avtalen. Utleier vil nå besørge inspeksjon av lokalene, og nødvendig vedlikehold mv. for kommunens regning iht. kontrakt.

Gjennomføringen av nødvendig vedlikehold for kommunens regning kan muligens føre til at tilbudt pris reduseres noe, eller at trappetrinnsmodellen revideres. Dette vil vi komme tilbake til etter å ha gjennomgått lokalene, noe som forhåpentligvis kan gjøres i samarbeid med kommunen.

Uansett forventes det at kommunen holder den ene tilbyderen av lokaler som står igjen som eneste reelle alternativ etter anbudskonkurransen informert om prosessen som pågår, og utviser forsiktighet mht. å inkludere andre tilbydere i en anbudsprosess som for lengst er avsluttet, da partene neppe er tjent med ytterligere rettslige prosesser for å avklare avtaleforhold mv. partene i mellom.