Øksnes kommune brøt reglene i anskaffelsessak

Kontrollutvalget mener det foreligger brudd på anskaffelsesreglene ved inngåelse av leasingavtale for bil til teknisk enhet.

Enhetsleder teknisk i Øksnes, Janne Kankaala  Foto: Silje Helene Nilsen

Øksnes

Kontrollutvalget har bedt rådmannen i Øksnes om dokumentasjon for anskaffelsesprosessen ved inngåelse av leasingkontrakt for en Mitsubishi Outlander til bruk i teknisk enhet. Kontrollutvalget har også bedt om å få belyst den budsjettmessige inndekningen av anskaffelsen. Bakgrunnen er en henvendelse fra formannskapsmedlem Jørn Martinussen (V).

Rådmannen har svart på henvendelsen av 17. januar fra kommunalsjef Janne Kankaala, der det opplyses at administrasjonen ved gjennomgangen av anskaffelsesprosessen har funnet mangler ved dokumentasjonen av anskaffelsen.

Ingen protokoll

Det er ikke ført anskaffelsesprotokoll, noe som er et klart brudd på §10-5 i forskrift om offentlige anskaffelser, anfører saksbehandler Tage Karlsen i K-Sekretariatet i sin innstilling til kontrollutvalgets behandling av saken førstkommende mandag.

– Videre opplyses at tilbudsbrev, konkurransegrunnlag og tildelingsvedtaket ikke var registrert i kommunens saksbehandlingssystem. Administrasjonen har ikke vært i stand til å finne konkurransegrunnlag og tildelingsvedtak, opplyser Karlsen videre i sin innstilling.

Han anfører videre at sekretariatet forstår rådmannens beskrivelse slik at kommunikasjon med leverandørene har skjedd pr. e-post, og at denne ikke er lagret og tilgjengelig i ettertid. Dette er brudd på anskaffelsesforskriftens krav til dokumentasjon, fastslår han, og viser til forskriftens ordlyd:

7-1 Dokumentasjonsplikt

(1) Oppdragsgiveren skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. Ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene som angitt i § 5-3, skal dokumentasjonen oppbevares i minst tre år fra tidspunktet for inngåelse av kontrakten.

(2) Oppdragsgiveren skal oppbevare kontrakten gjennom hele kontraktsperioden.

(3) Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.

Tre ulike biler

Kommunen har mottatt tilbud på tre forskjellige biler, fra tre forskjellige leverandører: Sortland Auto, Auto 3000 og Nordvik. Rådmannen ved kommunalsjef Kankaala har i e-post av 14.1.2019 til K-Sekretariatet opplyst følgende: «Vi har vurdert at tilbudene fra leverandører inkluderer delpriser som er unntatt offentlighet. Øksnes kommune sender ikke graderte dokumenter med e-post. Dermed sender vi dokumentene i et brev».

Sekretariatet finner ikke belegg for denne vurderingen i tilbudsdokumentene fra leverandørene. Vurderingen er ikke nærmere begrunnet.

– Den er uten hjemmelshenvisning, og sekretariatet finner ikke noe forbehold om unntatt offentlighet i tilbudene fra leverandørene. Tilbudene inneholder ikke noen totalsum for leieperioden. Beregning av totalsum er nødvendig for å beregne hvilket tilbud som er rimeligst, og som dermed skal vinne etter tildelingskriteriet pris. Hensynet til innsyn og etterprøvbarhet tilsier følgelig at tilbudene ikke helt eller delvis kan uttas fra offentlighet. Sekretariatet har imidlertid ikke tilgang til kommunikasjonen mellom de involverte og vet følgelig ikke om dette har vært et tema. Det vises for så vidt til rådmannens redegjørelse vedrørende manglende arkivering av dokumentasjon. Det kan følgelig ikke utelukkes at unntak fra offentlighet kan ha vært omtalt i den kommunikasjonen som har funnet sted, anfører Karlsen i K-Sekretariatet.

Ikke sammenlignbar

Sekretariatslederen påpeker videre i sin saksutredning, at den foreliggende dokumentasjon gir ikke grunnlag for å sammenligne de foreliggende tilbudene økonomisk. Han viser da til at det bl.a. opereres med ulike leieperioder og ulike kjørelengder.

Rådmannen opplyser i brevet til kontrollutvalget at kvalifiseringskravet var at bilen må leveres uten ventetid. Det fremkommer videre av svaret at Auto 3000, som leverte den aktuelle Mitsubishi Outlanderen, var den eneste leverandøren som oppfylte dette kravet.

– Hvis dette er korrekt, og dette kvalifiseringskravet er lovlig, skulle tilbudene fra Sortland Auto og Nordvik vært avvist. Sekretariatet er i tvil om et krav om umiddelbar levering er et lovlig kvalifikasjonskrav, påpeker Karlsen.

Igangsatt prosess

Det fremgår av rådmannens brev til Kontrollutvalget at det er iverksatt en prosess for å sikre at anskaffelser skjer i henhold til regelverket. Denne prosessen innebærer etablering av innkjøpsgruppe, kompetanseheving innenfor anskaffelsesområdet og kvalitetssikring av de største anskaffelsene.

– Sekretariatet vurderer at rådmannens svar tilkjennegir adekvate tiltak for bedring av internkontrollen innenfor anskaffelsesområdet. Sekretariatet er av den oppfatning at kontrollutvalget bør be rådmannen om en nærmere redegjørelse for det arbeidet som er iverksatt på et senere tidspunkt. Innstilling til vedtak er utformet i henhold til dette, fastslås det i innstillingen.

Drift, ikke investering

Kontrollutvalget ba også om å få belyst den budsjettmessige inndekningen av anskaffelsen. Av den mottatte dokumentasjon fra rådmannen fremkommer at anskaffelsen er en ren leasingavtale. Kostnadene hører dermed under drift, ikke under investering.

– Sekretariatet oppfatter at det spørsmålet som er reist relaterer seg til om det er foretatt en investering uten budsjettdekning. Anskaffelsen er altså ikke en investering og skal posteres i driftsregnskapet. Sekretariatet finner derfor ikke grunn til å gå nærmere inn på dette, avslutter sekretariatsleder Tage Karlsen.