Venter ny rapport om eldreomsorgen:

Tjenestekontorets rolle og rutiner sentral i ny rapport til kontrollutvalget

Kontrollutvalget i Hadsel har bestilt en ny rapport fra KPMG som vi gi en pekepinn på om helse- og omsorgssektoren i kommunen har forbedret seg siden forrige undersøkelse, utført av Deloitte.

SYSTEMKLAGE: Aud Steffensen tok tidligere på seg belastningen med en åpen systemklage til Hadsel knyttet til eldreomsorgen i kommunen, på vegne av egne foreldre og andre som mottar helsetjenester innen eldreomsorgen. Hun og andre pårørende vil få flere svar når KPMGs undersøkelse om blant annet tjenestekontorets virksomhet foreligger på kontrollutvalgets bord. 

Pluss

Helse- og omsorgssjef Marion Celius opplyser til Vol at det vil snart vil komme en ny rapport innen helse- og omsorgssektoren i Hadsel kommune. Der vil blant annet tjenestekontorets rolle og rutiner være sentrale elementer. Tjenestekontorets rolle innen eldreomsorgen er et tema som pårørende Aud Steffensen har tatt opp i en åpen systemklage til Hadsel kommune, tidligere omtalt her på Vol.

Den forrige undersøkelsen, utført av Deloitte, ble behandlet av kommunestyret i Hadsel i mai 2018. Den kommende rapporten, som foreløpig ikke er ferdig eller tilgjengelig, blir nå utarbeidet av revisjonsselskapet KPMG.

Marion Celius opplyser at den forrige rapporten var basert på intervju og dokumentasjon, hovedsakelig fra 2016.

– Imidlertid har KPMG nylig gjennomført intervjuer og gjennomgang av rutiner i vår organisasjon i forbindelse med en forvaltningsrevisjon på samhandlingsreformen. Denne er initiert av kontrollutvalget i kommunen. I denne forbindelse er også tjenestekontoret en del av revisjonen, sier helse- og omsorgssjef Marion Celius til Vol.

Foreløpig er ikke rapporten fra KPMG ferdig. Slik hun kjenner rutinen for forvaltningsrevisjon, vil den ferdige rapporten først gå fra KPMG til kontrollutvalget som er oppdragsgiver, før den blir sendt videre til kommunestyret i Hadsel.

Tidligere rapport

Den forrige undersøkelsen, laget av konsulentselskapet Deloitte, omfattet også eldreomsorg. Den kommende rapporten vil også handle om eldreomsorg, og tjenestekontorets rolle.

Deloitt-rapporten som ble politisk behandlet i fjor, hadde som formål å undersøke om Hadsel har organisert hjemmetjenesten på en måte som gir effektiv ressursbruk, og om kommunen hadde gode rutiner for tildeling av hjemmetjenester og system for å sikre kvalitet i tjenestene. Her er noen utdrag fra rapporten:

  • Ekstra tjenester blir utført uten vedtak. Ansatte melder ikke avvik i tilstrekkelig grad. Evaluering av vedtak har ikke blitt tilstrekkelig gjennomført.

  • Revisjonen mener det ikke er tilfredsstillende at rutinene for hjemmetjenesten ikke har blitt tilgjengeliggjort i kommunens kvalitetssystem, og at ikke alle rutinene er oppdaterte.

  • Revisjonens vurdering at det ikke er tilfredsstillende at 60 prosent av de ansatte som deltok i undersøkelsen, svarte at de var delvis uenig eller helt uenig i at rutiner og prosedyrer blir jevnlig gjennomgått på fellesmøter med ansatte. Det er heller ikke tilfredsstillende at en vesentlig andel av medarbeiderne opplevde at deres leder ikke var tilgjengelig for råd og veiledning når de hadde behov for dette.

  • Revisjonen mener at det er uheldig at det ikke har blir gjennomført systematiske medarbeidersamtaler i hjemmetjenesten.

  • Undersøkelsen viser samtidig at mange av de ansatte i hjemmetjenesten opplever at samhandlingsreformen er krevende og at en stor del ansatte opplever at de ikke fullt ut har fått tilstrekkelig opplæring til å utføre tjenester brukerne har behov for. Hjemmetjenesten opplever også mangel på faglært personell for å kunne ivareta pasientgruppen som kommunen nå har ansvar for. Revisjonen mener dette medfører risiko for at hjemmetjenesten ikke har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta de oppgaver som følger av samhandlingsreformen. Etter revisjonens vurdering bør Hadsel kommune i større grad systematisere arbeidet med å sikre tilstrekkelig kompetanse blant de ansatte.

  • Revisjonen mener at kommunen mangler rutiner eller retningslinjer som sier noe om hvordan vedtak skal fattes for brukere som ikke klarer å innfri de forventninger som kommunen har til tjenestemottakerne. Ikke alle brukere vil være i stand til å innfri forventningene som fremgår av serviceerklæringene, og revisjonene mener kommunen bør ha retningslinjer for hvordan slike tilfeller skal håndteres slik at brukere alltid sikres hjelp i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven.

  • Undersøkelsen viser at en stor del ansatte opplever at deres vurdering enten i liten grad eller ikke i det hele tatt blir tillagt vekt når det blir bestemt hvilke tjenester brukerne skal få vedtak om; hjemmetjenester eller institusjonsplass. Videre viser undersøkelsen at over 40 prosent av de som svarte på undersøkelsen opplyser at de ansatte i stor grad yter tjenester til brukerne utover det tilbudet som det er fattet vedtak om. Revisjonen mener at dette viser at det ikke er en samstemt oppfatning av hva som er brukernes behov mellom tjenestekontoret og de ansatte som arbeider i hjemmetjenestene.

  • Undersøkelsen viser at de ansatte mener at ivaretakelse av krav til kvalitet kan bli bedre i hjemmetjenestene i Hadsel. Kun 29 prosent av de spurte i undersøkelsen svarte at sonen de arbeider i, i stor grad gir brukerne et tilfredsstillende hjemmetjenestetilbud. 61 prosent svarte at dette i noen grad var tilfellet. Noen få svarte også at dette i liten grad var tilfelle. Også på de andre spørsmålene, knyttet til ivaretakelse av spesifikke forhold som er nevnt i kvalitetsforskriften, svarte flest ansatte at kravene kun i noen grad ble innfridd.

  • Tilbud til brukere med demens og kognitiv svikt er det tilbudet som de ansatte i minst grad mener er tilstrekkelig. 46 prosent av de spurte mente at brukere med kognitiv svikt og demens i liten grad får et tilstrekkelig tilbud i sonen de arbeider med, samtidig som 38 prosent av de spurte svarte at dette i noen grad var tilfelle.

  • Gjennomgående viser de ansatte til at årsaken til at tilbudet ikke alltid er tilfredsstillende, er lav bemanning, ubesatte stillinger, tyngre brukere og for liten tid til hver enkelt pasient. Revisjonen mener at de ansattes svar i undersøkelsen tilsier at kommunen bør undersøke nærmere om bemanningen er tilstrekkelig for å ivareta krav til forsvarlig helsehjelp og kravene i kvalitetsforskriften.

  • Det gjennomføres brukerundersøkelser med jevne mellomrom som følges opp i etterkant, [...] men revisjonen mener kommunen bør vurdere å etablere faste møtepunkt med det formål å innhente tilbakemeldinger som kan brukes til å utvikle tjenestene. Revisjonen mener dette vil være et viktig supplement til brukerundersøkelsene som kommunen gjennomfører.

  • Undersøkelsen viser at ansatte i hjemmetjenestene ikke melder avvik i tilstrekkelig grad. Dette er ikke i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven der det står at enhver som yter helse- og omsorgstjeneste skal sørge for at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring.

  • Det var særlig avvik de ansatte opplyser at de sjelden eller aldri melder ved uønskede hendelser: For sent utførte tjenester: sjelden 27 prosent og aldri 24 prosent. Ikke utførte tjenester: sjelden 30 prosent og aldri 16 prosent. Manglende oppfølging fra andre enheter i og utenfor kommunen: sjelden 30 prosent og aldri 16 prosent. Arbeidsmiljø hos bruker: sjelden 14 prosent og aldri 22 prosent.

Deloitt-rapporten listet på bakgrunn av funn og vurderinger i undersøkelsen 13 anbefalte tiltak som de mente at Hadsel kommune burde sette i verk:

  1. Prioriterer å oppdatere og tilgjengeliggjøre alle relevante rutiner i kommunens kvalitetssystem.
  2. Sikrer at rutiner og prosedyrer blir jevnlig gjennomgått på fellesmøter med ansatte.
  3. Legge til rette for systematisk bruk av opplæringsplaner for planlegging og videreutvikling av den enkelte sin kompetanse, og sikre sammenheng mellom disse planene og det som blir spilt inn til kommunens kompetanseplan.
  4. Etablere retningslinjer for hvordan brukere som ikke vil være i stand til å innfri forventningene som fremgår av serviceerklæringene skal følges opp, for å sikre at brukere alltid sikres hjelp i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven.
  5. Sette i verk tiltak for å etablere en større grad av felles forståelse for hva som er riktig nivå på tjenestene mellom tjenestekontoret og ansatte i hjemmetjenesten.
  6. Tydeliggjør for de ansatte, gjennom felles rutiner og opplæring, i hvilke tilfeller og i hvilket omfang utføring av tjenester uten vedtak er akseptabelt, for å sikre lik tjenesteutøvelse og forutsigbar ressursbruk i tjenestene.
  7. Sørger for at hjemmetjenestene registrerer det faktiske funksjonsnivået til brukerne og at det sendes inn endringsmeldinger når det er behov for dette slik at tjenestekontoret alltid har en oppdatert oversikt over brukernes behov.
  8. Sikrer tett oppfølging av de ansatte med hensyn til hvordan nettbrettene i hjemmetjenestene skal brukes for å sikre at hjemmetjenesten som helhet sparer mest mulig tid og samtidig sikrer nøyaktig rapportering.
  9. Vurdere å utarbeide rutiner/ veileder for renholdsoppgaver hos bruker ettersom dette bare foreligger i en av sonene. Rutinene bør sees i sammenheng med kommunens serviceerklæringer til brukere og pårørende om praktisk bistand.
  10. Undersøke nærmere om bemanningen er tilstrekkelig for å ivareta krav til forsvarlig helsehjelp og kravene i kvalitetsforskriften.
  11. Vurderer å etablere faste møtepunkt med pårørenderepresentanter med det formål å innhente tilbakemeldinger som kan brukes til å utvikle tjenestene.
  12. Utarbeide rutiner for å gjøre ansatte kjent med hvordan avvik skal meldes, hvilke avvik som skal meldes og viktigheten av at avvik blir meldt.
  13. Utvikler rutiner og retningslinjer for hvordan arbeidet med hverdagsrehabilitering skal gjennomføres.

Den nært forestående rapporten som kommer fra KPMG vil kunne si noe om utviklingen for en del av disse spørsmålene.

Rapporten vil forhåpentligvis også gi Aud Steffensen og andre pårørende noen konkrete tilbakemeldinger knyttet til deres kritikk av Hadsel kommune. Rapporten vil derfor kunne si noe mer om hvorvidt det er oppnådd forbedringer for de de ulike punktene i forrige undersøkelse.